PROSEDUR PEKAKSANAAN PENGELOLAAN
SURAT DAN KERSIPAN PADA RW 07 DESA CIMALAKA KECAMATAN CIMALAKA KABUPATEN
SUMEDANG
PENELITIAN
Di
susun oleh:
Santi
Desrani 120502058
PROGRAM KOMPUTER ADMINISTRASI
PERKANTORAN PUSAT PENDIDIKAN MANAJEMEN DAN KOMPUTER GANESHA PRATAMA SUMEDANG
2013
MOTO DAN PERSEMBAHAN
MOTO
:
“kita menilai diri dari apa yang
kita pikir bisa kita lakukan. Padahal orang lain menilai kita dar apa yang
sudah kita lakukan. Untuk itu apabila anda berpikir bisa, segeralah lakukan.”
Mario
Teguh
PERSEMBAHAN:
ü Ayah dan ibu tercinta serta
orang-orang terkasih
ü Bapak M. Arwan Aziz, ST selaku
pemimpin Ganesha Pratama Sumedang
ü Bapak Evan. Firdaus,Drs. Ec
ü Serta teman-teman yang memberi
dukungan pada penulisan penelitian ini
KATA PENGANTAR
Bissmillahirohmanirrohim……
Dengan
memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT. Alhamdulillah penulis dapat
menyelesaikan penelitian ini. Penelitian ini diselesaikan dalam rangka ujian akhir
materi dengan judul :
“
PROSEDUR PEKAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT DAN KERSIPAN PADA RW 07 DESA CIMALAKA
KECAMATAN CIMALAKA KABUPATEN SUMEDANG”
Dalam
kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya
kepada semua pihak yang membantu dalam tugas penelitian ini, antara lain:
1. Bapak
M. Arwan Aziz, ST selaku pemimpin Ganesha Pratama Sumedang
2. Bapak
Evan. Firadaus, Drs.Ec
3. Bapak,ibu
seluruh keluarga serta teman-teman yang memberi dukungan pada penulisan
penelitian ini
Penulis
menyadari bahwa Tugas Penelitian ini masih banyak kekurangannya oleh karna itu
penulis mengharapkan kritik dan saran yang dapat saya gunakan untuk perbaikan
di masa yang akan datang.
Penulis
berharap Tugas Penelitian ini dapat bermanfaat untuk penulis khususnya dan berbagai
pihak pada umumnya.
Sumedang
11 maret 2013
penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN
JUDUL ……………………………………………...i
MOTO
DAN PERSEMBAHAN……………………………………ii
KATA
PENGANTAR .....................................................................iv
DAFTAR
ISI………………………………………………………..v
BAB
I PENDHULUAN…………………………………………….1
1.1 Latar
Belakang Masalah……………………………..1
1.2 Rumusan
Masalah……………………………………2
1.3 Tujuan
Penelitian……………………………………..2
1.4 Manfaat
Penelitian…………………………………....2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA……………………………………3
2.1 Pengertian
Pengelolaan……………………………….3
2.2 Pengertian
Surat………………………………………3
2.3 Fungsi
Surat…………………………………………..4
2.4 Pengertian
Kerasipan………………………………….4
BAB
III GAMBARAN UMUM DESA……………………………....5
3.1 Laporan
Penduduk Desa Cimalaka Bulan Februari
2013………………………………………………….6
3.2 Struktur
Organisasi…………………………………....7
BAB
IV TEMUAN DAN LAPORAN…………………………….....8
4.1
Pengelolaan Surat…………………………………....8
4.2
Pengelolaan Arsip…………………………………....13
BAB
V PENUTUP………………………………………………….14
5.1 Kesimpulan……………………………………....14
5.2 Saran…………………………………………...14
DAFTAR
PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam
suatu kantor pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari
kegiatan surat menyurat, karena surat mempunyai fungsi dan peranan penting
dalam sarana pencapaian tujuan dari kantor yang bersangkutan.Pengelolaan surat
adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau
proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yann terlibat dalam
pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan.
Pengelolaan
surat saling berhubungan dengan kearsipan. Kearsipan adalah suatu proses dari
mulai penciptaan, penerimaan, pengaturan, pengumpulan, pemeliharaan dan
perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Kearsipan
juga mempunyai peranan yang sangat penting yaitu sebagai pusat ingatan dan
informasi yang dipergunakan untuk kelancaran kinerja kantor. Apabila surat dan
kearsipan yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya dapat
mengakibatka sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya
dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya maka sebaiknya surat dan
kearsipan dikelola menggunakan sistem pengelolaan surat dan kersipan yang baik
dan benar.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah
diatas, maka dalam penulisan laporan ini saya mengambil masalah bagaimanakah
prosedur pengolahan surat dan kearsipan di Rw 07 Desa Cimalaka Kecamatan
Cimalaka Kabupaten Sumedang.
1.3 Tujuan Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan untuk
mengetahui bagaimana prosedur pengolahan surat dan kersipan di Rw 07 Desa
Cimalaka Kecamatan Cimalaka Kabupaten Sumedang.
1.4 Manfaat Penelitian
Dapat mengetahui prosedur
pengelolaan surat dan kersipan di Rw 07
Desa Cimalaka Kecamatan Cimalaka Kabupaten Sumedang.
1.5 Metode Penelitian
1. Metode
Wawancara
Wawancara
adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dan cara tanya jawa
sambil menatap muak dengan responden.
2. Metode
Studi Pustaka
Studi
Pustaka adalah segala usaha yang dilakukan oleh peneliti untuk menghimpun
informasi yang relevan dari buku-buku atau sumber tertulis lainnya.
BAB
II
TINJAUAN
PUSTAKA
2.1 Pengertian Pengelolaan
Pengertian
pengelolaan menurut para ahli:
1.
ROBERT T. KIYOSAKI & SHARON L
Pengelolaan
adalah sebuha kata yang besar sekali, yang mencakup pengelolaan uang, waktu, orang,
sumber daya, dan terutama pengelolaan informasi
2.
PERREAULT / MCVHARTY
Pengelolaan
merupakan tugas-tugas dasar seorang manajer. Tapi disini kami akan lebih
menekankan arti dari tugas-tugas tersebut bagi manajer pemasaran
2.2Pengertian Surat
Menurut
Yose Rizal
“Surat
sebagai alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis atau sebagai jenis
komunikasi tulisan”. (2003:2)
Surat
adalah alat komunikasi tertulis atau sarana untuk menyampaikan
Pernyataan
maupun informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak yang lain. (Ys.
Marjo, 2000:15)
2.3Fungsi Surat
a. Alat
untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, buah pikiran atau gagasan
b. Alat
bukti tertulis(hitam di atas kertas) terkait masalah hukum.
c. Alat
untuk mengingat dalam konsep pengarsipan
d. Bukti
historis/bukti sejarah
e. Pedoman
kerja (surat keputusan)
2.4 Pengertian kearsipan
Secara
etimologi kata arsip berasal dari bahasa yunani ( Greek), yaitu archium yang
artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang
menunjukkan tempat atau gedung tempat menyimpan arsipnya, tetapi perkembangan
terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
BAB
III
GAMBARAN
UMUM DESA CIMALAKA
3.1Laporan Penduduk Desa Cimalaka
Bulan Februari 2013
1.
Desa Pakemitan
Jumlah
penduduk bulan lalu
KK:
372 L: 638 P: 649 Jumlah: 1.287
Lahir
L:
1 P: - Jumlah:
1
Meninggal
L:
1 P: 1 Jumlah:
2
Datang
L:
1 P: - Jumlah:
1
Pindah
L:
- P: - Jumlah:
-
Jumlah
penduduk bulan ini
KK:
372 L: 639 P: 706 Jumlah: 1.287
2.
Lembur Gedong
Jumlah
penduduk bulan lalu
KK:
317 L: 538 P: 604 Jumlah:
1.142
Lahir
L:
2 P: 4 Jumlah:
6
Meninggal
L:
2 P: - Jumlah:
2
Datang
L:
2 P: 3 Jumlah:
5
Pindah
L:
2 P: 5 Jumlah:
7
Jumlah
penduduk bulan ini
KK:
316 L: 538 P: 606 Jumlah: 1.144
3.2 SUSUNAN ORGANISASI PEMERINTAH
DESA CIMALAKA
 |
|||
BAB VI
TEMUAN DAN LAPORAN
4.1 Pengelolaan Surat
Pengelolaan
surat adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi
atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yann terlibat dalam
pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan.
Sistem pengelolaan surat masuk dan
keluar pada rw 07 Desa Cimalaka Kecamatan Cimalaka Kabupaten Sumedang
kebanyakan menggunakan sistem buku Agenda.
Sistem Buku Agenda adalah sistem
pengurusan surat dimana surat masuk dan keluar dicatat kedalam buku-buku. Dalam
penanganan surat dengan sistem ini, setiap surat masuk dan keluar harus
tercatat ke dalam buku agenda. Kemudian setiap pendistribusian surat terlebih
dahulu harus dicatat dalam buku ekspedisi.
Pengelolaan surat meliputi:
1. Pengelolaan
Surat Masuk Sistem buku Agenda
Surat
masuk adalah surat yang diterima oleh seseorang atau organisasi yang diminta
oleh seseorang atau organisasai.
Langkah
pengelolaan surat masuk meliputi:
a. Penerimaan
Semua
surat masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau petugas tertentu. Kemudian
diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnta benar atau tidak. Maksudnya
apakah surat itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan.
b. Pencatatn
Surat
Setelah
disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti tentang kelengkapan-kelengkapan
yang ada berikutnya melakukan pencatatan pada buku agenda surat masuk.
Contoh
buku agenda surat masuk
|
NO
|
TANGGAL
PENERIMAAN
|
NOMOR
SURAT
|
PERIHAL/
URAIAN
|
TANGGAL
SURAT
|
KET
|
|
1
|
03-01-2012
|
824/05/UPTB
P3K/2012
|
Pemberian
PUAP
|
09-01-212
|
|
c. Penyampaian
Surat
Aktifitas
disini adalah menyampaikna surat-surat ke alamat yang dituju. Untuk
mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada pada suatu organisasi,
biasanya dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi.Buku Ekspedisi dipergunakan
sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusiansurat
Contoh
Buku Ekspedisi
|
NOMOR
URUT
|
TANGGAL
PENGIRIMAN
|
TANGGAL
DAN NOMOR SURAT
|
ISI
SINGKAT SURAT
YANG
DIKIRIM
|
TUJUAN
SURAT
|
KET
|
|
01
|
16 maret 2012
|
15 maret 2012
650/15/Ds
|
Perihal lokasi pasar Desa Cimalaka
|
Kepala BAPPEDA Sumedang
|
|
d. Penyimpanan
Surat
Jika
surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian TU
untuk disimpan/diarsipkan menggunakan metode pengarsipan yang digunakan
dikantor tersebut.
2. Pengelolaan
Surat Keluar Sistem buku Agenda
Surat keluar adalah surat yang
dikirimkan oleh seseorang atau organisasi yang diterima kepada seseorang atau
organisasi.
Langkah-langkah pengelolaan surat keluar
meliputi:
a. Pembuatan
konsep
Kegiatan
pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep. Kemudian dalam
pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat
mencerminkan surat yang sesungguhnya.
b. Persetujuan
konsep
Setelah
konsep selesai dibuat terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggung
jawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan
mendatangani surat
c. Pemberian
nomor surat
Setelah
konsep disetujui, konsep tersebut dilengkapi atau diberi nomor surat. Salah
satunya yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat hendaknya
yang jelas, sederhanadan mudah dimengerti
d. Pengetikan
konsep
Setelah
konsep sirat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan
surat ini harus rapih dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.
e. Penandatanganan
surat
Setelah
konsep surat diketik dan dlengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap
untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan surat disini adalah antara
lain: amplop, lampiran-lampiran dan sebagainya.
f. Pemberian
cap stempel organisasi
Setelah
surat ditanda tangani berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi yaitu
sebelah kiri atas tanda tangan dan mengenai sebagian tanda tangan orang yang
bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.
g. Pencatatn
surat keluar
Pencatatn
surat pada buku agenda surat keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal,
nomor surat, perihal, tujuan surat, penanggung jawab, tanggal pengiriman dan
keterangan.
Contoh
buku agenda surat keluar
|
no
|
Tanggal
|
Nomor
|
Perihal
|
Tujuan surat
|
Penanggung jawab
|
Tanggal pengiriman
|
Ket
|
|
1
|
12-01-2012
|
02/2001/1/2012
|
Laporan penduduk bulan desember2011
|
Kec cimalaka
|
kades
|
13-01-2012
|
|
h. Pengiriman
surat
Proses
pengiriman surat ada dua macam yaitu:
1) Dikirim
oleh petugas pengirim surat
2) Dikirim
melalui jasa pengiriman surat
4.2 Pengelolaan Arsip
Pengelolaan
arsip adalah suatu rangkaian pekerjaan meliputi penciptaan, penggunaan,
pemeliharaan, pemindahan serta pemusnhan arsip yang dilakukan oleh sekelompok
orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Sistem
pengelolaan arsip di Rw 07 Desa Cimalaka Kecamatan Cimalaka Kabupaten Sumedang
menggunakan sistem nomor.
Sistem
nomor adalah pemberian nomor yang terdapat pada folder. Dalam pemberian nomor
arsip hal yang di perhatikan adalah pengesahan/ penandatanganan dari atasan
kemudian memperhatikan masalah/ nomor indeks, tanggal, bulan,dan tahun
penciptaan arsip.
Di
Rw 07 Desa Cimalaka Kecamatan Cimalaka Kabupaten Sumedang peyimpanan arsip
disimpan dalam map semua map berwarna hitam semua arsip tetapi menggunakan
tulisan lalu dimasukan kedalam filling cabinet atau lemari arsip.
BAB
V
PENUTUP
5.1 KESIMPULAN
Dalam suatu kantot baik swasta
maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan
pengelolaan surat, pengelolaan surat juga saling berhubungan denhan kearsipan.
1. Sistem
pengelolaan surat dan arsip yang diterapkan di Rw 07 Desa Cimalak Kecamatan
Cimalaka Kabupaten Sumedang berdasarkan Sistem buku Agenda dan Sistem Nomor.
2. Dalam
pengelolaan surat masuk dan keluar dicatac dalam buku Agenda dan buku Ekspedisi.
3. Penyimpanan
arsip menggunakan sarana seperti map dan filling cabinet.
5.2 Saran
Berdasarkan
wawancara penulis menyarankan agar penyimpanan arsip menggunakan sistem masalah
dan penggunaan map yang berbeda warna agar bila sewaktu-waktu ada masalah atau
memerlukan arsip tersebut bisa cepat ditemukan.
DAFTAR PUSTAKA
Buku
agenda surat masuk dan surat keluar
Buku
Ekspedisi
www.id.shooong.com.2011.penertian
pengelolan.
